Як репетитору вести облік оплат учнів без таблиць

Майже кожен репетитор починає з таблиці. Рядок на учня, стовпець на місяць, клітинка з позначкою «оплачено» кольором, який до літа вже нічого не означає. Усе тримається до п'ятнадцяти учнів — поки троє не оплатять наперед по десять занять, а один не почне запевняти, що переказав гроші ще минулого тижня. І тепер таблиця має відповідати на питання, під які її ніхто не робив: хто ще винен, скільки занять лишилось, коли закінчується абонемент.

Річ не у формулах, а в пам'яті

Вам не потрібна краща формула. Вам треба відкрити картку учня й одразу побачити три речі: що він купив, що оплатив і скільки занять лишилось. Таблиця зберігає цифри, але не нагадає перед заняттям, що в цього учня йде останнє заняття з абонемента, — а нагадати важливо саме цієї миті. Поки ви помітите це в таблиці, безкоштовне заняття вже проведено.

Облік там само, де заняття

У Session.do оплата прив'язана до учня й абонемента, а не до окремої таблиці. Продали абонемент на десять занять, і кожен запис списує одне. Видно, хто заплатив, хто винен і скільки занять лишилось, на тому ж екрані, де ви плануєте тиждень.

• Продаєте абонемент один раз, далі він списується сам у міру занять.
• Відмічаєте оплату карткою, криптою або готівкою прямо в рахунку, і вся історія лишається на ньому: відповідь на «оплатив чи ні» — це один погляд, а не гортання листування.
• Відкриваєте учня перед заняттям і бачите баланс з одного погляду — поряд із нотатками й посиланням на його Telegram.
• Відфільтровуєте боржників, і нагадування про оплату стає короткою справою на пару хвилин, а не фоновою тривогою.

Почніть з малого

Не треба переносити історію за роки. Додайте активних учнів, позначте їхні поточні абонементи, і наступна оплата стане на своє місце. Стара таблиця лишиться архівом, який ви відкриваєте раз на рік, якщо взагалі відкриваєте. За тиждень питання «хто оплатив?» перестає жити в голові й переїжджає на екран, де ви й так плануєте тиждень.